Kapan Usaha Anda Membutuhkan Software Akuntansi?

Kami menyelami lima tanda utama yang menunjukkan bahwa sudah saatnya pemilik usaha kecil harus beralih ke perangkat lunak akuntansi.

Pada tahap awal memulai bisnis UMKM Anda , mengelola akun Anda melalui spreadsheet mungkin sudah cukup.

Tetapi seiring pertumbuhan bisnis Anda, Anda mungkin mendapati diri Anda menghabiskan banyak waktu untuk menyelesaikan keuangan dan akun bisnis Anda.

Mungkin Anda tidak sepenuhnya yakin apakah Anda harus tetap berpegang pada praktik kami saat ini-atau mencari cara baru untuk menangani akuntansi Anda.

Kami akan menjelajahi ini di artikel kami di bawah ini, di mana kami menyelami lima tanda yang menunjukkan sudah waktunya bagi pemilik usaha kecil untuk beralih:

5 Tanda Saatnya Beralih ke Software Akuntansi

1. Anda mengalami pertumbuhan

Spreadsheet dapat dengan alat yang berguna saat Anda baru memulai – seperti saat Anda berada di tahap awal penganggaran dan merencanakan keuangan bisnis Anda. 

Namun, saat operasi Anda berlanjut, Anda akan menemukan bahwa segala sesuatunya dapat dengan mudah lepas kendali.

Bahkan tugas-tugas sederhana, seperti melacak faktur atau proyeksi arus kas dapat memakan waktu dan membosankan ketika Anda menyulap antara beberapa spreadsheet dan dokumen. 

Mungkin juga ada saatnya Anda akan memiliki lebih dari satu orang yang mengelola akun Anda – apakah itu mempekerjakan seorang akuntan , atau menugaskan anggota tim untuk menangani tugas-tugas seperti merekam informasi baru, membuat laporan, atau menyetujui pembayaran.

Dalam kasus seperti itu, fitur perangkat lunak akuntansi seperti yang dimiliki oleh software akuntansi kledo yang memiliki fitur akses beberapa perangkat dan konfigurasi pembatasan pengguna dapat berguna.

2. Anda memerlukan akses informasi yang lebih cepat

Seiring waktu, Anda akan menemukan bahwa Anda menangani peningkatan volume data bisnis.

Jika Anda hanya mengandalkan spreadsheet untuk mengelola data ini, pengambilan keputusan dapat menjadi proses yang menantang karena Anda tidak dapat menganalisis posisi keuangan bisnis Anda dengan cepat. 

Itu karena Anda tidak akan dapat mengakses informasi dengan segera ; Anda harus terbiasa dengan perintah dan rumus spreadsheet untuk mendapatkan wawasan dari data Anda.

Dan kecuali Anda memperbarui spreadsheet saat data baru masuk, laporan yang dihasilkan mungkin tidak memberikan gambaran keuangan yang akurat tentang kinerja bisnis Anda. 

Ketika ini terjadi, hal itu dapat membuat penundaan dalam cara Anda membuat keputusan bisnis – apakah itu memutuskan jumlah stok yang perlu Anda pesan, atau bagaimana Anda harus mengelola arus kas Anda. 

Di sinilah perangkat lunak akuntansi berperan: ia menyediakan berbagai alat dan analitik, sehingga Anda dapat memperoleh ringkasan terperinci tentang laba, pengeluaran, arus kas, dan lainnya.

Kuncinya adalah jika ada masalah yang muncul dengan akuntansi atau keuangan bisnis Anda, Anda akan dapat mengidentifikasi di mana letak masalahnya – dan mengambil langkah untuk memperbaikinya secara instan. 

3. Anda menghabiskan waktu yang berharga untuk tugas manual yang berulang 

Sebagai pemilik usaha kecil, Anda memakai semua topi di perusahaan Anda; menyulap antara banyak tugas dan prioritas yang saling bertentangan adalah pekerjaan sehari-hari. 

Sementara tugas-tugas administratif, seperti pelacakan inventaris, pemrosesan transaksi, dan penagihan pelanggan diperlukan, ini sering berulang dan dapat menghabiskan banyak waktu .

Dengan perangkat lunak akuntansi yang dimiliki software akuntansi kledo, Anda dapat mengotomatiskan sebagian besar tugas ini . Ini memberi Anda waktu tambahan yang dapat Anda habiskan untuk mengembangkan bisnis Anda – daripada membolak-balik dokumen dan spreadsheet. 

4. Anda mengalami peningkatan kesalahan manual 

Mengingat bahwa sembilan dari 10 spreadsheet (88%) mengandung kesalahan , tidak mengherankan bahwa jumlah kesalahan yang terjadi dapat dengan mudah bertambah jika Anda kebanyakan bekerja dengan spreadsheet.

Katakanlah Anda memasukkan semua data faktur secara manual ke dalam spreadsheet. Anda harus mencatat tanggal, nomor faktur, nama pelanggan, dan jumlah faktur, lalu memperbarui spreadsheet sesaat setelah faktur dibayar. Itu cukup banyak data untuk dimasukkan, yang menyisakan ruang untuk kesalahan.

Meskipun tidak dapat dihindari bahwa kesalahan yang tampaknya kecil terjadi dari waktu ke waktu, hal ini dapat menimbulkan dampak buruk pada bisnis Anda – seperti laporan yang tidak akurat atau kredit pajak yang hilang.

5. Anda tidak memiliki keterampilan akuntansi teknis atau sistem akuntansi yang tepat

Sementara banyak pemilik usaha kecil sangat terampil atau berpengalaman di bidangnya, menangani akuntansi dan pembukuan mereka seringkali bukanlah tugas yang nyaman bagi mereka. 

Seperti yang dikatakan Steve Strauss, presiden TheSelfEmployed.com , memiliki “pemahaman yang kuat tentang keuangan dan kinerja bisnis sangat penting bagi usaha kecil untuk menjadi sukses” – namun kurangnya literasi keuangan adalah masalah umum yang dihadapi pemilik usaha kecil. 

Ini disorot dalam laporan oleh JPMorgan Chase Institute, yang merinci analisis yang dilakukan pada transaksi arus kas 1,3 juta usaha kecil.

Laporan tersebut menunjukkan bahwa usaha kecil gagal karena transaksi arus kas yang sangat fluktuatif – hasil yang dapat dihindari jika mereka memiliki pengetahuan yang lebih baik tentang praktik pengelolaan arus kas .  

Masalahnya semakin diperparah ketika usaha kecil tidak memiliki sistem akuntansi yang tepat . Seperti yang ditunjukkan dalam survei Clutch , seperempat dari usaha kecil (25%) masih mencatat keuangan mereka di atas kertas. 

Untuk menavigasi jalan mereka dengan lebih baik di sekitar lubang lubang ini, pemilik usaha kecil dapat memanfaatkan fitur dan alat yang ditawarkan oleh perangkat lunak akuntansi.

Anda akan dapat menghasilkan laporan keuangan yang komprehensif, menyeimbangkan pembukuan Anda tanpa memiliki keterampilan akuntansi teknis, dan memilih layanan tambahan yang disertakan dengan paket akuntansi Anda – seperti konsultasi pribadi dan tinjauan keuangan.

Beralih ke perangkat lunak akuntansi

Jika poin yang kami uraikan di atas berlaku untuk situasi Anda, Anda dapat memutuskan bahwa waktunya tepat untuk beralih ke perangkat lunak akuntansi.

Anda kemudian harus meluangkan waktu untuk mencari tahu faktor-faktor seperti fitur utama yang Anda butuhkan , skalabilitas dan fleksibilitas perangkat lunak, tingkat dukungan yang ditawarkan, dan anggaran Anda. 

Jika Anda hanya memiliki gambaran kasar tentang apa yang Anda cari, jangan ragu untuk menghubungi akuntan kami di Forma. Kami ingin membantu Anda mengetahui apa yang Anda butuhkan, sehingga Anda dapat memilih perangkat lunak akuntansi yang tepat untuk bisnis Anda.